Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto y alcance

La política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, supresión y demás operaciones sobre datos personales tratados por X GO ELECTRIC S.A.S. Aplica a las bases de datos y archivos en los que la sociedad actúe como Responsable del Tratamiento y, según corresponda, a clientes, prospectos, usuarios, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos, aliados y demás personas naturales relacionadas con la organización.

2. Principios

El tratamiento se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la legislación colombiana.

3. Datos que pueden ser tratados

• Datos de identificación y contacto, tales como nombre, número de documento, ciudad y número celular.
• Correo electrónico cuando el titular lo suministre, por ejemplo, para recibir una cotización, propuesta o documentación relacionada.
• Información comercial y del proyecto necesaria para elaborar simulaciones, propuestas, cotizaciones, estudios o prestar los servicios solicitados.
• Información contractual, contable, tributaria o de facturación cuando exista una relación comercial o contractual.
• Datos de proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos y aliados necesarios para gestionar la relación correspondiente.
• Información técnica y de seguridad asociada al uso de plataformas digitales cuando sea necesaria y proporcional para seguridad, trazabilidad, prevención de fraude o soporte.

X GO ELECTRIC S.A.S. no requiere, como regla general, datos sensibles para realizar simulaciones comerciales. Cuando excepcionalmente sea necesario tratar datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, se aplicarán las reglas especiales previstas en la legislación colombiana y se informará el carácter facultativo de su entrega cuando corresponda.

4. Finalidades del tratamiento

• Identificar a clientes, prospectos y demás titulares.
• Registrar y gestionar solicitudes de información, oportunidades comerciales y proyectos.
• Realizar simulaciones técnicas, económicas y financieras relacionadas con infraestructura de carga para vehículos eléctricos.
• Preparar, gestionar y conservar cotizaciones, propuestas, estudios y documentación asociada.
• Contactar al titular para atender su solicitud, aclarar información y dar seguimiento al proyecto mediante los canales razonablemente relacionados con la gestión solicitada, incluido teléfono y, cuando corresponda, mensajería como WhatsApp.
• Enviar por correo electrónico cotizaciones, propuestas u otros documentos cuando el titular solicite recibirlos por ese medio.
• Gestionar la celebración, ejecución, facturación, soporte, mantenimiento y terminación de relaciones contractuales.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, regulatorias, administrativas y de seguridad.
• Gestionar proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos y aliados, según la relación existente.
• Atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos.
• Conservar trazabilidad y evidencia de autorizaciones, operaciones y actuaciones necesarias para demostrar cumplimiento.
• Enviar promociones, novedades u otras comunicaciones de mercadeo únicamente cuando exista una base jurídica válida y, cuando se requiera, autorización independiente del titular.

5. Autorización y prueba

Cuando la ley exija autorización, X GO ELECTRIC S.A.S. procurará obtenerla de manera previa, expresa e informada o mediante una conducta inequívoca permitida por la ley, informando las finalidades relevantes y conservando evidencia que permita demostrarla. La aceptación de comunicaciones promocionales se manejará de manera independiente y no será requisito para solicitar una simulación o propuesta.

En el flujo comercial de simulación, un comisionista o usuario autorizado de X GO ELECTRIC S.A.S. puede registrar los datos suministrados por el cliente. El sistema deberá dejar trazabilidad de que el titular fue informado y otorgó la autorización correspondiente, incluyendo, como mínimo, la identidad del cliente, usuario que registró la autorización, fecha y hora, versión del texto de autorización y de la política, finalidades informadas, canal o mecanismo de obtención y decisión sobre comunicaciones comerciales.

6. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando sea exigible.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Los demás derechos reconocidos por la normativa aplicable.

7. Canal para ejercer derechos

El titular podrá presentar consultas, solicitudes o reclamos a X GO ELECTRIC S.A.S. a través de administracion@xgoelectric.com. La solicitud deberá permitir identificar al titular o a su representante, indicar el derecho que desea ejercer y aportar la información necesaria para tramitarla. X GO ELECTRIC S.A.S. podrá solicitar información razonable para verificar identidad y legitimación.

8. Consultas y reclamos

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Como regla legal vigente, el término máximo es de diez (10) días hábiles desde su recepción y, cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

Los reclamos sobre corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. El término máximo para resolver un reclamo completo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción, con la prórroga legal aplicable cuando no sea posible atenderlo en ese término.

9. Revocación y supresión

El titular podrá solicitar la revocación de su autorización o la supresión de sus datos cuando resulte procedente. Estos derechos no son absolutos: X GO ELECTRIC S.A.S. podrá conservar información cuando exista un deber legal o contractual, sea necesaria para el ejercicio o defensa de derechos, la atención de reclamaciones, la seguridad, la prevención del fraude o cualquier otra causa legítima reconocida por la ley.

10. Encargados, proveedores tecnológicos y tratamiento internacional

X GO ELECTRIC S.A.S. podrá utilizar proveedores tecnológicos, de alojamiento, infraestructura, correo electrónico, comunicaciones, almacenamiento, autenticación, soporte, seguridad y otros servicios necesarios para su operación. Cuando dichos terceros actúen como Encargados del Tratamiento, se adoptarán medidas contractuales, organizativas y de seguridad razonables. Cuando el tratamiento implique transmisión o transferencia internacional de datos, se observarán las reglas aplicables en Colombia. La utilización de un proveedor no autoriza finalidades incompatibles con las informadas al titular.

11. Seguridad y confidencialidad

X GO ELECTRIC S.A.S. implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables y proporcionales para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, adulteración, consulta, uso o divulgación indebida. Ningún sistema es absolutamente infalible, por lo que las medidas serán revisadas y ajustadas según los riesgos y la evolución tecnológica.

12. Conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, posteriormente, durante los periodos requeridos para atender obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad, auditoría o defensa de derechos. Cumplida la finalidad y vencidos los deberes de conservación aplicables, los datos serán suprimidos, anonimizados o tratados de acuerdo con la ley.

13. Vigencia y modificaciones

Esta Política corresponde a la Versión 1.0, agosto de 2026. Las modificaciones sustanciales que afecten las finalidades o condiciones relevantes del tratamiento serán comunicadas por medios razonables y, cuando legalmente sea necesario, se solicitará una nueva autorización. La política estará disponible en xgoelectric.com.